Зачем нужны два документа
Упаковочный лист и спецификация решают разные задачи. Спецификация фиксирует договорённость до производства. Упаковочный лист фиксирует факт отгрузки после упаковки. Склад сверяет оба документа с тем, что физически приехало в машине.
| Документ | Когда создают | Что фиксирует | Кто подписывает |
|---|---|---|---|
| Спецификация | До запуска партии | Артикулы, размеры, цвета, цены | Заказчик и производство |
| Упаковочный лист | После упаковки | Коробки, вложения, вес, габариты | Кладовщик и ОТК |
| Товарная накладная | При отгрузке | Стоимость и количество к передаче | Бухгалтерия обеих сторон |
| Акт приёмки | На складе получателя | Фактическое количество и состояние | Приёмщик получателя |
Присвойте партии номер до раскроя. Все документы, ярлыки и коробки получают этот номер. При споре номер партии связывает ткань, крой, пошив и отгрузку в одну цепочку.
Что входит в спецификацию
Спецификация повторяет заказ построчно. Каждая строка содержит артикул, наименование модели, цвет, размер и количество. Цена указывается за единицу и за строку. Итог по количеству и сумме стоит в конце таблицы.
- Номер и дата спецификации, номер договора
- Артикул модели и её полное наименование
- Цвет по каталогу или по образцу-эталону
- Размерный ряд с количеством по каждому размеру
- Цена за единицу и сумма по строке
- Итоговое количество и итоговая сумма
- Срок передачи партии и условия оплаты
Размерный ряд записывают в виде матрицы. Строки соответствуют цветам, столбцы размерам. На пересечении стоит количество. Такая запись исключает путаницу при подсчёте и упрощает сверку на складе.
Что входит в упаковочный лист
Упаковочный лист привязывает содержимое к физическим коробкам. Он отвечает на вопрос, в какой коробке лежит какая модель и сколько единиц. Без него приёмка вскрывает всё подряд.
| Поле | Пример записи | Зачем нужно |
|---|---|---|
| Номер коробки | К-001 из 24 | Быстрый поиск при недостаче |
| Артикул и цвет | Худи базовая, графит | Идентификация вложения |
| Размерная раскладка | S-4, M-8, L-8, XL-4 | Сверка без вскрытия |
| Количество в коробке | 24 шт. | Пересчёт по коробкам |
| Вес брутто | 11,4 кг | Проверка на весах |
| Габариты | 60×40×35 см | Расчёт объёма перевозки |
Вес брутто и габариты нужны перевозчику и складу. По весу приёмка находит пересорт без вскрытия. Если вес коробки отличается от указанного больше чем на 5%, коробку вскрывают и пересчитывают.
Маркировка коробки
Маркировка наносится на две смежные стороны коробки. Так её видно при любой укладке на паллете. Данные маркировки совпадают с упаковочным листом до символа.
- Номер партии и номер коробки в формате К-001 из 24
- Артикул, цвет и размерная раскладка
- Количество единиц в коробке
- Вес брутто в килограммах
- Наименование получателя и адрес склада
- Манипуляционные знаки: верх, беречь от влаги
Цена и сумма на коробке не нужны. Их видят грузчики и водители. Стоимость остаётся в товарной накладной, которую передают отдельно.
Сверка документов перед отгрузкой
Сверку выполняют до погрузки. Кладовщик пересчитывает коробки, сверяет маркировку с упаковочным листом и проверяет вес на весах. Расхождение исправляют до того, как машина уедет.
- Пересчитать коробки и сверить с числом в упаковочном листе
- Проверить маркировку каждой коробки
- Взвесить три коробки выборочно и сравнить с расчётным весом
- Сверить итоговое количество с спецификацией
- Подписать упаковочный лист и приложить к товарной накладной
Частые ошибки в документах
- Разные артикулы в спецификации и на ярлыке изделия
- Размерная раскладка в коробке не совпадает с листом
- Вес указан нетто вместо брутто
- Номер коробки повторяется в двух коробках
- Спецификация подписана после запуска партии и не совпадает с фактом
Каждая ошибка обнаруживается на приёмке и превращается в спор. Стоимость разбора одной спорной поставки обычно выше, чем время на сверку перед погрузкой.
Частые вопросы
Можно ли объединить упаковочный лист и спецификацию в один документ
Можно для небольших партий одного артикула. Для партии из нескольких моделей документы разделяют: спецификация нужна до производства, упаковочный лист появляется только после упаковки.
Нужен ли упаковочный лист при отгрузке на маркетплейс
Да. Маркетплейс принимает поставку по своему акту, но внутренний упаковочный лист помогает разобрать недостачу и пересорт. Без него спор с площадкой почти невозможно выиграть.
Что делать, если фактическое количество отличается от спецификации
Оформить акт расхождения до подписания накладной. Указать фактическое количество по каждой строке и приложить фотографии маркировки коробок.